WEWNĘTRZNA PROCEDURA ZAPEWNIENIA JAKOŚCI SZKOLENIOWEJ W FIRMIE PROFITEO GROUP JAROSŁAW NIERADKA

W przypadku realizacji działań szkoleniowych, zagwarantowanie właściwej jakości opiera się na podejściu firmy opartym na pięciu filarach dzięki któremu możliwe jest zagwarantowanie wysokiej jakości świadczonych usług szkoleniowych:

• Wnikliwa analiza kontekstu
• Praktycznerozwiązania
• Asystawdrożeniowa
• Wymierne rezultaty
• Partnerstwo i zaufanie

Kluczową dewizą jest proaktywne patrzenie na potrzeby Klientów w szerokiej perspektywie. Dlatego proces współpracy rozpoczynamy każdorazowo od wnikliwej analizy kontekstu sytuacyjnego, pozwalającej na zidentyfikowanie wyzwań i szans oraz wybór optymalnych koncepcji. Pomagamy podejmować decyzje oraz skutecznie osiągać cele rozwojowe. Skupiamy się więc na dostarczaniu praktycznych rozwiązań i wymiernych rezultatów, uczestnicząc w pełnym cyklu wdrożenia. Dzięki takiemu podejściu możliwe jest zbudowanie właściwych relacji z klientem w oparciu o jego pełne zaufanie do jakości realizowanych usług szkoleniowych. Biorąc powyższe pod uwagę PROFITEO GROUP wypracowało konkretne standardy związane z realizacją usług szkoleniowych wskazane poniżej.

1. Standardy dotyczące zarządzania jakością usługi szkoleniowej.
• Firma publikuje informacje o oferowanych usługach szkoleniowych na swojej stronie internetowej.
• Firma przedstawia kryteria dotyczące rekrutacji.
• Firma prowadzi ewaluację szkoleń i trenerów w kontekście jakości przeprowadzonych szkoleń, a wnioski z niej są wdrażane w przypadku realizacji kolejnych usług.
• Firma upowszechnia informacje o dobrych praktykach (projektach) szkoleniowych w oparciu o opinie i referencje klientów.
• Firma jest świadoma obowiązujących ją norm prawnych ze względu na specyfikę oferowanych usług szkoleniowych. Została wpisana do rejestru instytucji szkoleniowych prowadzonego przez Wojewódzki Urząd Pracy.
• Firma zna i stosuje zasady prawa autorskiego odnoszące się do usług szkoleniowych.
• Firma terminowo reguluje swoje zobowiązania finansowe wobec trenerów i innych podwykonawców.
• Firma nie jest ewidencjonowana na liście dłużników i posiada zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami i podatkami (ZUS, US).
• Firma jest przygotowana do reagowania na sytuacje nieprzewidziane (np. nieobecność osoby prowadzącej szkolenie lub niedostępność miejsca jego realizacji) i zastrzeżenia klientów.
• Firma posiada procedurę reklamacji dotyczącą sytuacji, w których szkolenie nie spełniło oczekiwań odbiorców. Procedura ta jest ogólnie dostępna i opisuje sposoby rozpatrywania reklamacji oraz możliwe formy rekompensaty.

2. Standardy dotyczące procesu świadczenia usługi szkoleniowej.

2.1 Standard programu – Program szkoleniowy zawiera następujące informacje:
• cele szczegółowe szkolenia
• zakres zagadnień merytorycznych
• ramy czasowe
• formy i metody pracy
• materiały, narzędzia i pomocy dydaktyczne
• dedykowane osoby prowadzące
• ramy czasowe
• zaproponowana metoda ewaluacji.

2.2. Standard określenia grupy docelowej – jest on doprecyzowywany każdorazowo w zależności od specyfiki szkolenia i zawiera:
• informację, do kogo skierowany jest program szkolenia (np. funkcja, zakres zadań, wiedza i umiejętności niezbędne do udziału w szkoleniu)
• oczekiwane przygotowanie uczestnika (np. wykształcenie, kompetencje, doświadczenie w konkretnym zakresie).

2.3. Standard informacji dotyczący formy, metod pracy na zajęciach, a także osób, które będą je prowadzić:
• Firma zamieszcza w programie szkoleniowym informacje, w jakiej formie i jakimi metodami zrealizowane zostaną zajęcia szkoleniowe.
• Firma zamieszcza informacje dotyczące osoby prowadzącej konkretne szkolenie (m.in. w ofertach, jak też na stronie internetowej).
• Firma posiada kadrę merytoryczną w kontekście wybranych zagadnień szkoleniowych
• Osoby prowadzące poszczególne szkolenia posiadają stosowne przygotowanie teoretyczne w zakresie warsztatu trenerskiego (mogą one być potwierdzone m.in. stosownymi certyfikatami lub ukończonymi studiami) i odpowiednie doświadczenie w realizacji szkoleń o podobnym zakresie tematycznym
• W ramach zawieranych umów z trenerami firma stosuje zapisy dotyczące zapewnienia należytej jakości i staranności wykonywanych działań, jak również potwierdzenia posiadanych kompetencji
• W firmie pracuje osoba, która jest odpowiedzialna za stronę merytoryczną szkoleń i dobór kadry odpowiedniej do zakresu merytorycznego szkolenia.
• Firma szkoleniowa w sposób zaplanowany dba o rozwój merytoryczny swojej kadry, monitoruje działania w tym zakresie.

2.4. Standard dotyczący przebiegu szkolenia
Realizacja działań szkoleniowych musi przebiegać w warunkach pozwalających na zrealizowanie celów i programu szkolenia w tym
m.in.:
• dopasowanie tempa, zakresu tematycznego szkolenia, ćwiczeń, przykładów adekwatnych do możliwości i specyfiki uczestników
• prowadzenie szkolenia w sposób adekwatny do rodzaju, programu i odbiorcy z zachowaniem określonej koncepcji uczenia się, a w oparciu o cześć teoretyczną jak również praktyczną zajęć
• przestrzeganie uzgodnionych ram czasowych
• zapewnienie przerw pomiędzy poszczególnymi częściamiprowadzonych szkoleń, gwarantujących komfort edukacyjny dla uczestników.

3. Standard dotyczący badania potrzeb szkoleniowych oraz ewaluacji szkoleń
• Firma posiada określoną metodologię związaną z prowadzeniem analizy potrzeb szkoleniowych, która każdorazowo jest konsultowana z klientem w oparciu o jego aktualne potrzeby, rodzaj grupy docelowej, która ma być objęta wsparciem, a także cele jakie mają być zrealizowane za pośrednictwem szkoleń. Powyższe badanie jest punktem wyjścia do ostatecznego uzgodnienia z Klientem celów uczenia się uczestników i ostatecznego programu a także wymiaru godzinowego szkolenia.
• Firma posiada wewnętrzną procedurę przeprowadzenia procesu ewaluacji szkoleń w oparciu o konkretne narzędzia i metody stosowane w zależności od tego, czy szkolenia mają charakter „otwarty”, czy też „zamknięty”. W ramach ewaluacji przygotowywane jest podsumowanie przeprowadzonego badania ewaluacyjnego (w przypadku szkoleń zamkniętych jest ono w formie uzgodnionej z Klientem).
Podsumowanie może przyjąć formę ustną (rozmowa z klientem) lub zostać przygotowane w formie pisemnej po zrealizowanym szkoleniu w zakresie, np. realizacji programu, osiągniętych celów, rekomendacji dalszych działań zgodnie z zasadą poufności danych dotyczących poszczególnych uczestników.

4. Standardy dotyczące organizacji i logistyki szkoleń.
• Firma zapewnia uczestnikom profesjonalną obsługę i sprawną organizację szkolenia, w tym zapewnienie obsługi na miejscu realizacji szkolenia.
• Firma organizuje szkolenia w warunkach zapewniających efektywność procesu uczenia i higienę pracy umysłowej i fizycznej. Oferowane szkolenia odbywają się w warunkach odpowiednich do celu i form prowadzenia szkoleń.
• Szkolenia co do zasady są organizowane w miejscach dostosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych, do których jest dogodny dojazd środkami komunikacji publicznej. W przypadku szkoleń zamkniętych miejsca szkoleń są zgodne z preferencjami poszczególnych klientów i uwzględniają ich indywidualne potrzeby. Uzgodnienia w tym wypadku obejmują m.in.: lokalizację miejsca szkolenia i jego ogólnego standardu, warunki dotyczące sal szkoleniowych, niezbędnego wyposażenia, ew. wyżywienia uczestników, ewentualnie zakwaterowania uczestników (w przypadku szkoleń dłuższych niż jeden dzień), uzgodnienie kontaktu do osoby odpowiedzialnej za organizację szkolenia.